Lahjoittajarekisterin tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme henkilötietojesi käsittelystä tilanteissa, joissa tuet toimintaamme:

• lahjoittamalla kertalahjoituksen tai ryhtymällä kuukausilahjoittajaksi
• tekemällä yrityslahjoituksen tai ryhtymällä yrityskumppaniksi, jos toimit lahjoittavan yhtiön tai muun organisaation yhteyshenkilönä
• perustamalla muistokeräyksen, juhlakeräyksen, oman Mielipotin tai muun oman keräyksen
• ottamalla meihin yhteyttä testamenttilahjoituksen tekemiseksi tai muissa lahjoittamiseen liittyvissä asioissa, tai
• ollessasi muutoin kiinnostunut toiminnastamme esimerkiksi uutiskirjeemme tilaajana tai kilpailuihimme ja arvontoihimme osallistuvana

MIELI Suomen Mielenterveys ry (jäljempänä myös ”MIELI ry”) kunnioittaa yksityisyyttäsi ja on sitoutunut huolehtimaan henkilötietojesi käsittelystä asianmukaisesti sekä soveltuvan lainsäädännön vaatimalla tavalla.

1. Rekisterinpitäjä

MIELI Suomen Mielenterveys ry (Y-tunnus: 0202225-4)
Maistraatinportti 4 A
00240 Helsinki
puh: 09- 615 516 (arkisin klo 9-15)

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Mirkku Natunen, CRM-asiantuntija
puh: 040 528 1687

Lahjoittajarekisterissä olevia henkilötietoja koskeviin kysymyksiin, pyyntöihin ja palautteisiin vastaamme lahjoittajapalvelustamme lahjoitukset (a) mieli.fi

3. Rekisterin nimi

MIELI Suomen Mielenterveys ry:n lahjoittajarekisteri

4. Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

MIELI ry:n lahjoittajarekisteriin rekisteröityjä voivat olla niin yksityiset henkilöt, kuin myös lahjoittajina toimivien yhtiöiden tai muiden organisaatioiden yhteyshenkilöt.

Lahjoittajarekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on ensisijaisesti MIELI ry:lle tehtyjen lahjoitusten hallinnoiminen sekä lahjoittajasuhteen sekä siitä johtuvien velvoitteiden hoitaminen.

Henkilötietojesi käsittely voi olla tarpeen esimerkiksi lahjoituksesi käsittelemiseksi. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on tällöin tapauksissa lahjoittajasuhde eli asiakkuus, joka alkaa lahjoituksen tekemisestä, tai sopimussuhde kuukausilahjoittamisesta.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena voi myös olla lahjoittajaviestinnän ja lahjoituksiin liittyvän markkinoinnin toteuttaminen sekä MIELI ry:n toiminnasta tiedottaminen (esimerkiksi uutiskirjeiden, kilpailujen ja arvontojen välityksellä). Käsittelyperusteena on tällöin MIELI ry:n oikeutettu etu. Haluamme kertoa sinulle MIELI ry:n toiminnasta mielenterveyden hyväksi ja siitä, mitä lahjoituksellasi on saatu aikaan. Tämän takia voimme lähettää sinulle toiminnastamme kertovaa materiaalia. Tavoitteemme on kuitenkin aina lähestyä sinua tärkeillä asioilla, emmekä ota sinuun yhteyttä turhaan.

MIELI ry voi myös käsitellä henkilötietojasi sen palveluiden suunnitteluun, toteutukseen, ylläpitoon ja edelleen kehittämiseen sekä mielipide- ja markkinointitutkimuksiin. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on näissä tapauksissa MIELI ry:n oikeutettu etu, joka perustuu MIELI ry:n ja rekisteröidyn, eli sinun, väliseen asialliseen yhteyteen ollessasi lahjoittaja tai toimiessasi lahjoittavan yhtiön tai muun organisaation yhteyshenkilönä tai ollessasi muutoin kiinnostunut MIELI ry:n toiminnasta esimerkiksi uutiskirjeemme tilaajana tai kilpailuihimme ja arvontoihimme osallistuvana.

5. Mitä henkilötietoja keräämme ja mistä?

Lahjoittajarekisteriin keräämämme henkilötiedot ovat pääsääntöisesti MIELI ry:n sinulta itseltäsi suoraan saamia tietoja, jotka on saatu seuraavissa yhteyksissä:

• olet lahjoittanut kertalahjoituksen yksityishenkilönä, ryhtynyt kuukausilahjoittajaksi tai tehnyt yrityslahjoituksen tai ryhtynyt yrityskumppaniksi ja toimit lahjoittavan yhtiön tai muun organisaation yhteyshenkilönä;
• olet muutoin lahjoittanut MIELI ry:lle esimerkiksi perustamalla muistokeräyksen, juhlakeräyksen, oman Mielipotin tai muun oman keräyksen;
• olet ollut meihin yhteydessä verkkosivustomme kautta testamenttilahjoituksen tekemiseksi tai muissa lahjoittamiseen liittyvissä asioissa; tai
• olet muutoin ilmaissut kiinnostuksesi toimintaamme kohtaan esimerkiksi tilaamalla uutiskirjeemme tai osallistumalla kilpailuihimme ja arvontoihimme.

Tiedot lahjoitussummasta, maksupäivästä ja verkkolaskuosoitteesta voimme lisäksi saada lahjoitustiedon välittävältä pankilta. Henkilötietojen keräämiseen ja päivitykseen saatetaan myös käyttää väestörekisteriä tai muita osoite-, päivitys- tai muita vastaavia palvelua tarjoavia yrityksiä.

Lahjoittajarekisteri voi pitää sisällään sinun seuraavia henkilötietojasi:

• koko nimi ja yhteystiedot (kuten postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite yhteydenottoa varten);
• yksilöintitiedot (kuten syntymäaika);
• tunnistustiedot (asiakasnumero);
• lahjoittajasuhteen hoitamiseksi tarpeelliset tiedot (kuten suosimasi yhteydenottotapa, uutiskirjeen lähetystapa ja -aika sekä asiointiasi koskevat muut tarpeelliset tiedot);
• lahjoittamista koskevat tiedot (kuten tehdyt lahjoitukset ja kohteet, laskutustiedot ja verkkolaskuosoite);
• maksutiedot (kuten pankkitilitiedot, lahjoitusmäärä ja -aika);
• mahdollinen suostumus tai kielto sähköiseen suoramarkkinointiin;
• mikäli toimit yhtiön tai muun organisaation yhteyshenkilönä, tieto yhtiöstä tai muusta organisaatiosta, jonka palveluksessa toimit sekä tieto asemastasi;
• asiakassuhdetta koskevat tiedot (kuten asiakassuhteen päättämistiedot);
• markkinointiin ja viestintään liittyviä tietoja,
• käyttämääsi laitetta tai yhteyttä koskevat tiedot (kuten laitetunnus, MAC-osoite ja IP-osoite).

6. Luovutetaanko tai siirretäänkö henkilötietojasi kolmansille osapuolille?

MIELI ry ei säännönmukaisesti luovuta lahjoittajarekisterin henkilötietoja kolmansille osapuolille. Henkilötietojasi ei lähtökohtaisesti luovuteta ulkopuolisille ilman, että olet hyväksynyt tietojesi luovutuksen. Tietyissä tilanteissa henkilötietojasi voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille myös ilman suostumustasi, esimerkiksi viranomaisille tietoja voidaan luovuttaa lain edellyttämissä tapauksissa, kuten väärinkäytösten selvittämiseksi ja ehkäisemiseksi.

MIELI ry voi käyttää henkilötietojesi käsittelyyn ulkopuolisia palveluntarjoajia. Tällaisia palveluntarjoajia voivat olla esimerkiksi kirjepostituksissa tai telemarkkinoinnissa avustavat tahot tai MIELI ry:n vastaavat muut yhteistyökumppanit tai palveluntarjoajat, joiden tietojen käyttötarkoitus ei ole yhteen sopimaton MIELI ry:n käyttötarkoitusten kanssa. Jotta voisimme näyttää tukijoillemme kohdennettuja markkinointiviestejä, saatamme jakaa tukijoidemme sähköpostiosoitteita esimerkiksi Facebookille.

MIELI ry tai sen palveluntarjoajat saattavat käyttää henkilötietojen käsittelyssä tai palveluiden toteuttamisessa yrityksiä, jotka sijaitsevat EU:n tai Euroopan talousalueen (”ETA”) ulkopuolella.

Henkilötietoja luovutetaan tai siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle vain soveltuvan lainsäädännön ja EU:n tietosuoja-asetuksen mahdollistamilla perusteilla.

7. Miten henkilötietojasi käsitellään ja suojataan?

MIELI ry käsittelee henkilötietojasi ainoastaan niitä edellä kuvattuja tarkoituksia varten, joiden toteuttamiseksi tiedot on alun perin kerätty. Henkilötietojesi turvallinen käsittely on meille tärkeää. MIELI ry noudattaa henkilötietoja käsitellessään lainsäädännön asettamia huolellisuus- ja suojaamisvelvoitteita sekä hyvää tiedonhallintatapaa. Lisäksi MIELI ry on ottanut käyttöön asianmukaiset tekniset ja organisatoriset suojaustoimenpiteet yksityisyytesi turvaamiseksi.  Käytämme seuraavia suojatoimia henkilötietojesi turvallisuuden varmistamiseksi:

• Henkilötietoja käsitellään muussa kuin sähköisessä muodossa vain rajoitetusti.
• Pääsyä henkilötietoja sisältäviin asiakirjoihin on rajoitettu vain niihin henkilöihin, joilla tulee tehtäviensä täyttämiseksi olla pääsy henkilötietoihin.
• Turvatoimenpiteet suojaavat viruksia, ohjelmointivirheitä yms. vastaan ja ne päivitetään säännöllisesti.
• Tietoja käsitellään tietokannoissa, jotka ovat palomuurein ja muilla teknisillä suojakeinoilla suojattuja.
• Pääsy IT-järjestelmiin todennetaan esimerkiksi käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla.
• Tiedot pysyvät EU:n sisäpuolella olevalla palvelimella.

8. Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään?

Noudatamme toiminnassamme lakiin perustuvia säilytysaikoja ja säilytämme henkilötietojasi lahjoittajarekisterissä vain niin kauan ja siinä laajuudessa, kuin se on tarpeellista niiden käsittelyn tarkoitusten kannalta.

Henkilötietojasi säilytetään niin kauan, kuin sinulla on aktiivinen lahjoittajasuhde MIELI ry:n kanssa. Lahjoittajasuhteen päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään MIELI ry:n oikeutetun edun perusteella niin kauan, kuin se on tarpeen palveluidemme tarjoamiseksi esimerkiksi lahjoittajapalautteen tai uusien lahjoituspyyntöjen lähettämiseksi. Tietojen säilytysaika voi vaihdella tietoryhmittäin ja MIELI ry:llä voi myös soveltuvan lainsäädännön perusteella olla velvollisuus säilyttää joitakin tietoja. Tämän vuoksi tarkat säilytysajat ja -käytännöt voivat vaihdella.

Henkilötietojen ajantasaisuus tarkistetaan ja niitä päivitetään säännöllisin väliajoin. Tarkastuksen yhteydessä kaikki käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot, joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta hävitetään tietoturvallisesti.

9. Mitä oikeuksia sinulla rekisteröitynä on?

Rekisteröitynä sinulla on seuraavat oikeudet lahjoittajarekisteriin tallennettuja henkilötietojasi koskien:

• Oikeus saada pääsy ja tarkastaa tietosi: Sinulla on oikeus saada meiltä vahvistus siitä, että sinua koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy kaikkiin MIELI ry:n lahjoittajarekisterissä oleviin henkilötietoihisi sekä tarkastaa henkilötietosi.
• Oikeus tietojesi korjaamiseen ja poistamiseen: Sinulla on oikeus vaatia, että MIELI ry oikaisee sinua koskevat virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Sinulla on oikeus pyytää MIELI ry:tä poistamaan sinua koskevat henkilötiedot, mikäli kyseisiä henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on alun perin kerätty tai joita varten niitä on käsitelty, taikka jos epäilet henkilötietoja käsiteltävän lainvastaisesti, tai mikäli henkilötiedot on poistettava (rekisterinpitäjään sovellettavan) lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Tietyissä tapauksissa sinulla voi myös olla oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen.
• Oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä: Sinulla on oikeus vastustaa sinua koskevien henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella silloin, kun käsittely perustuu MIELI ry:n oikeutettuun etuun. Poikkeuksena tähän on tilanne, jossa MIELI ry voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edun, tai jos käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
• Oikeus suostumuksen peruuttamiseen: Mikäli olet antanut suostumuksesi sähköiseen suoramarkkinointiin, sinulla on milloin tahansa oikeus kieltää henkilötietojesi käyttö suoramarkkinointia varten ottamalla yhteyttä lahjoittajapalveluun.

Mikäli haluat käyttää oikeuksiasi, haluat saada henkilötietojesi käsittelystä lisätietoja tai sinulla on niiden käsittelystä huomautettavaa, voit ottaa yhteyttä lahjoittajapalveluumme:

MIELI Suomen Mielenterveys ry
Maistraatinportti 4 A
00240 Helsinki
040 528 1687 (arkisin klo 9-15)
lahjoitukset(a)mieli.fi

Valitus valvontaviranomaiselle

MIELI ry:n tavoitteena on aina ratkaista henkilötietojesi käsittelyä koskevat erimielisyydet suoraan kanssasi. Mikäli MIELI ry ei mielestäsi ole käsitellyt henkilötietoja soveltuvan lainsäädännön ja EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Valvovan viranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800
00521 HELSINKI

Ratapihantie 9, 6. krs.
tietosuoja (a) om.fi
029 56 66700
www.tietosuoja.fi

Laadittu 26.6.2020