Mieli työssä® -koulutusten ja -verkkokoulutusten tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
MIELI Suomen Mielenterveys ry, Mieli työssä® -koulutus ja -verkkokoulutus
Maistraatinportti 4 A, 7. kerros
00240 HKI
Puh (09) 615 516, arkisin klo 9–15
Y-tunnus 0202225-4
2. Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö
Anna Nuorteva
Maistraatinportti 4 A, 7. krs.
00240 Helsinki
Puh 040 1866 558
anna.nuorteva@mieli.fi
3. Rekisterin nimi
Mieli työssä® -koulutusten ja -verkkokoulutusten rekisteri
4. Rekisterin käyttötarkoitus
Mieli työssä® -koulutusten ja -verkkokoulutusten osalta yhteyttä ottaneiden yhteydenotot ja asiakastiedot yhteistyötä ja toiminnasta tiedottamista varten.
5. Rekisterin tietosisältö
- Organisaation nimi ja tausta- ja yhteystiedot
- Organisaation nimi
- Yhteydenottajan etu- ja sukunimi, puhelinnumero, sähköposti ja työnimike
- Yhteydenottajan kuvaus yhteydenotosta / koulutustarpeesta
- Koulutukseen osallistuva kohderyhmä
- Koulutuksen toteutusmuoto
- Kiinnostavat koulutusteemat verkkokoulutuksista ja lähi- ja etäkoulutuksista
- Arvioitu osallistujamäärä
- Koulutuksen toivottu ajankohta
- Mahdollisten yhteistyö- ja asiakastapaamisten yhteydenottajan itsensä antamat tarkennetut tiedot yhteistyötä varten
- Tarjousasiakirjat ja sen sisältämät tiedot
- Asiakkaalle tehdyt koulutusmateriaalit, viestintä ja koulutuspäivät
6. Säännönmukaiset tietolähteet ja tietojen säilyttäminen
Yhteydenottajan itsensä antamat tiedot esimerkiksi sähköisellä yhteydenottolomakkeesta tai puhelimitse käydystä keskustelusta sekä mahdollisten jatkotapaamisten yhteydessä asiakkaalta itseltä saadut tiedot yhteistyötä ja koulutustoteutuksia varten.
Rekisterissä olevia tietoja säilytetään niin kauan kuin se on Mieli työssä® -koulutusten ja -verkkokoulutusten kannalta tarpeellista. Tietoja voidaan säilyttää yhteistyön päättymisen jälkeen uutta jatkoyhteistyötä varten, mahdollisia palvelua koskevia palautekyselyjä varten tai vastaavien tarkoitusten vuoksi.
Muuttuneet tiedot päivitetään ja vanhentuneet tai tiedot, joille ei muutoin ole enää tarvetta hävitetään tietoturvallisesti.
6. Säännönmukaiset tietolähteet ja tietojen säilyttäminen
Yhteydenottajan itsensä antamat tiedot esimerkiksi sähköisellä yhteydenottolomakkeesta tai puhelimitse käydystä keskustelusta sekä mahdollisten jatkotapaamisten yhteydessä asiakkaalta itseltä saadut tiedot yhteistyötä ja koulutustoteutuksia varten.
Rekisterissä olevia tietoja säilytetään niin kauan kuin se on Mieli työssä® -koulutusten ja -verkkokoulutusten kannalta tarpeellista. Tietoja voidaan säilyttää yhteistyön päättymisen jälkeen uutta jatkoyhteistyötä varten, mahdollisia palvelua koskevia palautekyselyjä varten tai vastaavien tarkoitusten vuoksi.
Muuttuneet tiedot päivitetään ja vanhentuneet tai tiedot, joille ei muutoin ole enää tarvetta hävitetään tietoturvallisesti.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Yhteydenottoja ja asiakastietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Kerättyjä tietoja käytetään ainoastaan yhteydenpitoon ja yhteistyön suunnitteluun Mieli työssä® -koulutusten ja -verkkokoulutusten osalta. Tietoja voivat käyttää ja käsitellä ainoastaan Mieli työssä® -koulutusten ja -verkkokoulutusten työtehtävissään tarvitseva henkilökunta. Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa.
8. Tietojen luovutukset ja siirrot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Asiakasrekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Tallennetut tiedot ovat suojattu salasanoilla ja käyttöoikeuksilla koskemaan vain henkilöitä, joiden työnkuva edellyttää tietojen tarkastamista.
10. Rekisteröidyn oikeus tarkastaa tietonsa
Rekisteröidyn organisaation yhteyttä ottaneella henkilöllä tai häntä edustavalla henkilöllä on oikeus saada tietää, mitä organisaatiota koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu sekä pyytää korjaamaan virheelliset, puutteelliset, tarpeettomat, vanhentuneet tiedot tai lopettaa tietojensa käsittely sekä poistamaan tiedot, jotka eivät ole enää perusteluta Mieli työssä® -koulutusten ja -verkkokoulutusten yhteistyön osalta. Lisäksi yhteyttä ottaneella henkilöllä on oikeus pyytää jäljennös itseään koskevista tiedoista.
Kirjallisten tarkastuspyynnön (omakätisesti allekirjoitettu tai vastaavalla tavalla varmennettu asiakirja) voi lähettää rekisteristä vastaavalle yhteyshenkilölle.
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat tiedot korjataan tai poistetaan, ellei soveltuva tietosuojasääntely edellytä tietojen säilyttämistä. Yhteydenotto rekisterin yhteyshenkilöön.
12. Suoramarkkinointikielto
Kerättyjä tietoja voidaan käyttää MIELI Suomen Mielenterveys ry:n viestintään ja toiminnasta tiedottamiseen sekä työelämän mielenterveyden aiheisiin liittyvistä teemoista tiedottamiseen.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää täysin tai osittain suoramarkkinointi- ja tutkimustarkoituksessa tehtävät yhteydenotot.