MIELI Kriisikeskus Helsingin ja EU-hankkeiden tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

MIELI Suomen Mielenterveys ry, MIELI Kriisikeskus Helsinki
Maistraatinportti 4 A, 4. kerros
00240 HKI
Puh (09) 615 516

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Reija Tuomisalo
Maistraatinportti 4 A, 4. krs.
00240 Helsinki
Puh +358 40555 8491
reija.tuomisalo@mieli.fi

3. Rekisterin nimi

Kriisikeskuksen asiakasrekisteri, vapaaehtoisten toimijoiden rekisteri, sijaisten ja freelancer-työntekijöiden rekisteri, yhteistyökumppaneiden sähköpostirekisteri ja psykoterapiaopintoihin liittyvien harjoitusasiakkaiden ja EU-hankkeiden rekisteri.

4. MIELI Kriisikeskus Helsingin rekisterin käyttötarkoitus

Yhteystietojen saaminen toiminnasta tiedottamista ja postitusta (asiakasajat, ryhmien toiminta, tilaisuudet) sekä asiakkaille tarvittaessa lausuntojen laatimista varten. Mahdollisuus myös pyytää yhteystiedot tutkimusta varten. Pykoterapiaopintoihin liittyvien harjoitusasiakkaiden tapaamisten kirjaukset.

4.1. Rekisterin tietosisältö

Etunimet, sukunimi ja yhteystiedot kotiin (yhteistyökumppaneille työpaikalle).

Asiointikieli mahdollista tulkin tilaamista varten.

Lausuntoja tarvitseville asiakkaille syntymäaika lausunnon kirjoittamista varten.

Tutkimuskäyttöön tutkimussuunnitelman mukaiset tiedot.

Psykoterapiaopintoihin liittyvien harjoitusasiakkaiden tapaamisten kirjaukset.

Kriisivastaanotolla, verkossa ja kriisipuhelimessa voi halutessaan asioida myös nimettömänä.

4.2. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilön itsensä antamat tiedot esimerkiksi puhelimitse tehty yhteydenottopyyntö, sähköisistä yhteydenottolomakkeista ja koulutuksiin osallistumisen yhteydessä.

4.3. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Asiakirjatietoja ei luovuteta ulkopuolisille paitsi asiakkaan omat tiedot hänen omasta pyynnöstään. Asiakirjatietoja voivat käyttää ainoastaan MIELI Kriisikeskus Helsingin työtehtävissään tarvitseva henkilökunta.

4.4. Tietojen luovutukset ja siirrot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Asiakirjatietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

4.5. Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakasrekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä.

A. Tallennetut tiedot-tietokoneella olevia tietoja käytetään salasanoilla.

B. Hakemukset ja muut henkilötietoja sisältävät lomakkeet säilytetään lukollisissa kaapeissa.

C. Työpuhelimessa olevat asiakastiedot ovat näyttölukituksen takana.

4.6. Rekisteröidyn oikeus tarkastaa tietonsa

Rekisteröidyllä on oikeus:

• pyytää jäljennös itseään koskevista henkilötiedoista
• pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista tai lopettaa tietojensa käsittely

Yhteydenotto: rekisterin yhteyshenkilö

4.7. Oikeus vaatia rekisterin korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat tiedot korjataan tai poistetaan, ellei soveltuva tietosuojasääntely edellytä tietojen säilyttämistä.

Yhteydenotto: rekisterin yhteyshenkilö.

4.8. Suoramarkkinointikielto

Rekisteröidyllä on oikeus

• kieltää täysin tai osittain suoramarkkinointi-ja tutkimustarkoituksessa tehtävät yhteydenotot.

5. EU-hankkeiden rekisteri ja sen käyttötarkoitus

EU hankkeissa kerätään rahoittajan edellyttämiä osallistujatietoja osallistujien todentamista varten kuten osallistujalistat, allekirjoitukset ja yhteystiedot 3 kk:n palauteseurantaa varten. Koulutusten ja työpajojen osallistujien nimiä voidaan kerätä EU-rahoittajalle ja muille rahoittajille tehtävää toiminnan todentamista, seurantaa ja raportointia varten.

Osallistujien nimiä ja osallistumistietoja voidaan luovuttaa hankkeen EU-rahoittajalle tai muille rahoittajille silloin, kun se on toiminnan todentamisen, seurannan tai raportoinnin kannalta välttämätöntä. Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on toiminnan toteuttamisen, raportoinnin, EU-rahoituksen ehtojen tai lakisääteisten velvoitteiden kannalta tarpeellista. Hanketoimintaan liittyviä osallistujatietoja säilytetään pääsääntöisesti rahoittajan edellyttämän ajan eli viiden vuoden ajan.

Tarpeettomat tiedot poistetaan turvallisesti.

Tiedot saadaan pääsääntöisesti:

• osallistujalta itseltään
• huoltajalta alaikäisen osallistujan osalta tarvittaessa
• ilmoittautumislomakkeista
• verkkopalveluiden käytöstä
• palautteista ja yhteydenotoista