MIELI ry:n ilmoituskanavan tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
MIELI Suomen Mielenterveys ry
Osoite: Maistraatinportti 4A, 00240 Helsinki
Puhelinnumero: 040 841 8880
Sähköpostiosoite: marjo.lehtinen@mieli.fi
Henkilötietojen käsittelijä
Keskuskauppakamari
Aleksanterinkatu 17, 00100 Helsinki
09 4242 6200
ilmoituskanava@kauppakamari.fi
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö
Marjo Lehtinen
Maistraatinportti 4 A, 7. krs., 00240 Helsinki
Puh +358 40 841 8880
3. Rekisterin nimi
Ilmoituskanava, Mieli ry
4. Rekisterin käyttötarkoitus
Tietojen käsittely liittyy Keskuskauppakamarin tarjoaman whistleblowing-ilmoituskanavan ylläpitoon. Keskuskauppakamari tarjoaa ilmoituskanava-alustan asiakasyrityksille, jotka voivat hyödyntää sitä esimerkiksi työntekijöidensä tekemien ilmoitusten vastaanottamiseen. Mieli ry on rekisterinpitäjä ja Keskuskauppakamari henkilötietojen käsittelijä. Tietosuoja-asetuksen mukaisesti tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi on tehty 20.1.2023.
Ilmoittava henkilö voi tehdä ilmoituksen anonyymisti ja niin, että ilmoitus ei sisällä häntä itseään koskevia henkilötietoja. Mikäli ilmoituksen tekijä poikkeuksellisesti jättää esimerkiksi omat yhteystietonsa ilmoituslomakkeeseen, henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen.
Tarkoitus, johon uusi henkilötietojen käsittelyprosessi perustuu
Prosessi perustuu lakiin Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta.
Yritysten tulee tarjota henkilöstölleen luotettava ilmoituskanava, joka mahdollistaa ilmoitukset väärinkäytöksistä ja rikkomuksista organisaation toiminnassa. Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta velvoitteet voidaan täyttää.
5. Rekisterin tietosisältö
Palvelussa käsitellään seuraavia henkilötietoja:
- Ilmoitusten käsittelijöiden etunimi, sukunimi, sähköposti, julkinen nimi ja käyttäjätunnus
- Ilmoitusten jättäjistä ei kerätä henkilötietoja, mutta ilmoittajat saattavat itse sisällyttää osaksi ilmoitusta omia, toisen henkilön/henkilöiden tietoja osana kirjallista ilmoitusta tai liitetiedostojen metatietojen avulla.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Ilmoittava henkilö (rekisteröity) antaa tietoja tehdessään ilmoitusta havaitsemastaan väärinkäytöksestä tai muusta epäeettisestä toiminnasta. Ilmoitus ei sisällä ilmoittavaa henkilöä koskevia henkilötietoja, ellei ilmoittaja niitä nimenomaisesti anna. Ilmoitusta koskevissa ohjeissa todetaan, että ilmoituksen tekeminen ei edellytä esimerkiksi ilmoittajan henkilötietojen antamista.
Ilmoitus voi sisältää muita henkilöitä koskevia henkilötietoja, jos ilmoittaja katsoo niiden olevan välttämättömiä ilmoituksen kannalta. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ilmoituksen käsittelyn yhteydessä.
Rekisterinpitäjä kerää ilmoitusten käsittelijöistä henkilötietoja ilmoitusten käsittelyä ja pääsynhallintaa varten.
Henkilötietoja ei kerätä muilla tavoin.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille eikä siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötiedot on suojattu asetuksen edellyttämällä tavalla teknisin ja organisatorisin keinoin, ja pääsy tietoihin on vain rekisterinpitäjän valtuuttamilla henkilöille, joiden määrä on rajattu.
Vain neljällä henkilöllä (nimetyt käsittelijät) on pääsy henkilötietoihin. Henkilöt ovat asianmukaisen salassapitovelvoitteen piirissä.
9. Rekisteröidyn oikeus tarkastaa tietonsa, oikeus vaatia rekisterin korjaamista ja omien tietojen poistamista
Rekisteröidyllä on mahdollisuus saada tarkastaa omat tietonsa paitsi, milloin tietoihin pääsyn rajoittaminen perustuu tarpeeseen suojella rekisterinpitäjän tai kolmannen henkilön välttämättömiä oikeuksia. Tällainen tilanne on esimerkiksi silloin, jos pääsy tietoihin johtaa siihen, että ilmoittavan henkilön henkilöllisyys olisi vaarassa paljastua.
Rekisteröidyllä on myös mahdollisuus vaatia omien tietojensa poistamista palvelusta. Myös tätä rekisteröidylle kuuluvaa oikeutta on mahdollista rajoittaa, jos rajoittamisen tarkoituksena on turvata rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite, erityisesti velvoite tarjota luotettava ja puolueeton ilmoituskanava.
Ilmoitus sisältää vain tarpeelliset tiedot ilmoitusten käsittelytoimenpiteitä varten. Ilmoittajaa ei esimerkiksi vaadita jättämään ilmoituksen yhteydessä omia henkilötietojaan eikä esim. yhteystietojaan.
Tietoja säilytetään ilmoituskanavapalvelussa rajoitetun ajan. Rekisterinpitäjä poistaa tiedot sen jälkeen, kun henkilötietojen käsittely ei ole enää tarpeen.
Yhteydenotto: sähköpostilla rekisterin yhteyshenkilölle.
10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimistolle).