Vapaaehtoistoiminnan yhteydenottorekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

MIELI Suomen Mielenterveys ry
Maistraatinportti 4 A, 7. kerros
00240 HKI
Puh (09) 615 516

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Katja Müller
Maistraatinportti 4 A, 7. krs.
00240 Helsinki
Puh 040-6671415
katja.muller@mieli.fi

3. Rekisterin nimi

Vapaaehtoistoiminnan yhteydenottorekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään, jotta voidaan hoitaa vapaaehtoistoiminnasta kiinnostuneiden henkilöiden yhteydenottoja, jakaa vapaaehtoistehtäviä ja hoitaa vapaaehtoistoimintaan liittyvää suhdetta MIELI ry:n ja sen jäsenyhdistysten sekä vapaaehtoisen kesken.

 Tietoja voidaan lisäksi käyttää:

• vapaaehtoistoimintaan liittyvään viestintään
• vapaaehtoistoiminnan suunnitteluun, kehittämiseen ja tilastointiin
• palvelun laadun varmistamiseen

Tietoja käsitellään vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen näihin tarkoituksiin.

Vapaaehtoistoiminnan hakulomakkeelle syötetyt tiedot lähtevät sähköpostitse suoraan siihen vapaaehtoistyön toimipaikkaan, jonka lomakkeen täyttäjä on lomaketta täyttäessään valinnut. Toimipaikka on tehtävästä riippuen joko MIELI ry:n jäsenyhdistys tai MIELI ry:n keskusjärjestö.

Jäsenyhdistykset laativat oman henkilörekisterinsä.

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu:

• rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun käsitellä vapaaehtoistoimintaan liittyviä yhteydenottoja ja ylläpitää vapaaehtoistoimintaan liittyviä suhteita

• rekisteröidyn oma-aloitteiseen yhteydenottoon

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavat henkilötietoryhmät:

• Yhteystiedot: nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero

• Taustatiedot: asuinpaikkakunta, syntymävuosi tai ikäryhmä

• Vapaaehtoistoimintaan liittyvät tiedot: kiinnostuksen kohteet, vapaaehtoistoiminnan muoto, sitoutumista koskevat tiedot.

• Vapaatekstitiedot: hakijan antamat tiedot esimerkiksi motivaatiosta, kokemuksesta, ajatuksista ja odotuksista vapaaehtoistoimintaan liittyen

• Lähdetiedot: tieto siitä, miten henkilö on löytänyt MIELI ry:n vapaaehtoistoiminnan.

Huom: Lomakkeella ei pyydetä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja (kuten terveystietoja), eikä rekisterinpitäjä aktiivisesti kerää tai käsittele tällaisia tietoja.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilön itsensä antamat tiedot.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja käsittelevät MIELI ry:n vapaaehtoistoiminnasta vastaavat työntekijät tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Lisäksi henkilötietoja voidaan käsitellä rekisterinpitäjän lukuun toimivien palveluntarjoajien toimesta (esimerkiksi tietojärjestelmät, verkkopalvelut ja viestintäpalvelut) tietojenkäsittelysopimusten mukaisesti.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa vapaaehtoistoiminnan järjestämiseksi MIELI ry:n jäsenyhdistyksille, jotka toimivat rekisterinpitäjinä omien rekistereidensä osalta.

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille ilman rekisteröidyn suostumusta tai lainsäädännön velvoitetta.   

9. Tietojen luovutukset ja siirrot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle ilman asianmukaisia tietosuojatoimia.

10. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen yhteydenottopyynnön käsittelemiseksi sekä vapaaehtoistoimintaan liittyvän suhteen hoitamiseksi.

Tietoja säilytetään pääsääntöisesti enintään 12 kuukautta yhteydenotosta, ellei rekisteröidyn kanssa synny pidempikestoista vapaaehtoissuhdetta.

Tietoja voidaan säilyttää pidempään, mikäli se on tarpeen:

• vapaaehtoistoiminnan kehittämiseksi
• lainsäädännön velvoitteiden täyttämiseksi

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein, kuten:

• käyttöoikeuksien rajaaminen
• henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat
• tietojärjestelmien suojaaminen

Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden työtehtäviin tietojen käsittely kuuluu.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus ottamalla yhteyttä rekisterin yhteyshenkilöön:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
• saada pääsy itseään koskeviin tietoihin
• pyytää tietojensa oikaisemista tai poistamista
• pyytää käsittelyn rajoittamista
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä

• tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800 00521 HELSINKI, Ratapihantie 9, 6. krs., tietosuoja (a) om.fi, 029 56 66700, www.tietosuoja.fi

13. Tietosuojaselosteen päivittäminen

Tietosuojaselostetta voidaan päivittää tarvittaessa. Ajantasainen versio on saatavilla verkkosivuilla.