Itsensä johtamisella etätyöapatiaa vastaan

Yli miljoona suomalaista siirtyi keväällä koronan vuoksi etätöihin. Osalle muutos toi tervetullutta lisäaikaa perheelle tai harrastuksille, mutta osan on kuvattu vajonneen suoranaiseen etätyöapatiaan. Tämä Työterveyslaitoksen tutkimusprofessori Jari Hakasen lanseeraama käsite on terminä varsin voimakas, mutta ilmiö on tunnistettava: päivä kuluu tuijottaessa yhtä ruutua, illaksi siirrytään sohvalle katselemaan toista ja räpläämään kolmatta.

Tiedä tavoitteesi ja niiden tärkeysjärjestys

Työelämä on muuttunut vahvasti itseohjautuvuutta korostavaan suuntaan. Johtamista kuitenkin tarvitaan yhä, sillä itseohjautuvuus on mahdollista vain silloin, kun työryhmän jäsenillä on samanlainen käsitys työn päämääristä. Itseohjautuvuuden aikana johtamisen fokus muuttuu: esihenkilöä ei tarvita enää ohjaamaan työnteon käytäntöä, mutta suunnassa pysymisen ja etenemisen varmistaminen on edelleen hänen vastuullaan. Itseohjautuvuuden ensimmäinen askel on siis selvittää, mihin suuntaan laivanne on tarkoitus seilata.

Kun suunta on selvillä, voi omia työtehtäviään asettaa tärkeysjärjestykseen esimerkiksi Eisenhowerin matriisin tai muun vastaavan työvälineen avulla. Matriisissa jaetaan to do -listalta löytyvät työtehtävät neljään luokkaan niiden kiireellisyyden ja tärkeyden mukaan: kiireelliset ja tärkeät tehdään ensin, tärkeiden mutta kiireettömien tekemiseen varataan aikaa kalenterista ja loput joko delegoidaan tai poistetaan. Eikö kuulostakin yksinkertaiselta?

Suuntaa käytössä olevat voimavarasi oikein

Reserviupseerikouluaikoinani kouluttajamme kuvasi johtamisen olevan käytössä olevien resurssien suuntaamista tietyn tavoitteen saavuttamiseksi. Tämä yksinkertainen määritelmä pätee myös itsensä johtamiseen. Kun tavoite on selvillä, selvitetään käytössä olevat voimavarat ja suunnitellaan niiden mahdollisimman järkevä käyttö. Etätyössä kolme keskeistä resurssiamme ovat aika, energia ja osaaminen, joita kaikkia on käytössä vain rajallinen määrä. Siksi hyvin suunniteltu on tässäkin asiassa jo puoliksi tehty.

Ajankäytön suunnittelussa on helppo sortua optimismiin ja suunnitella päivänsä sen mukaan, että käytössä olisi kahdeksan tehokasta työtuntia. Yleensä näin ei normaalioloissakaan ole ja esimerkiksi etäkoululaisten kanssa todellinen työaika voi olla vielä lyhyempi. Realistisen kuvan saamiseksi voit käydä läpi muutaman aiemmista työpäivistäsi ja selvittää ne ajat päivästä, jolloin saat eniten aikaan. Tällaisiin hetkiin voit ajoittaa tärkeimpiä työtehtäviä.

Työpäiviä on hyvä suunnitella myös energiankäytön näkökulmasta. Istuminen ja ruudun tuijottaminen on puuduttavaa, joten pohdi, onko se välttämätöntä kaikkien työtehtävien kohdalla. Voisiko jonkun palaverin aikana seisoa, jumpata tai lähteä kävelylle? Entä jos tekisit käsitöitä osallistuessasi tai suunnittelisit seuraavaa projektia visuaalisesti esimerkiksi piirtämällä? Omien energiatasojeni kannalta vaihtelu on tärkeää ja esimerkiksi tätä tekstiä valmistellessani kävin juoksulenkillä kuunnellen aiheeseen liittyvää podcastia ja katsoin videoituja asiantuntijahaastatteluja samalla kun tiskasin. Keinoja on lukuisia, kun aihetta pysähtyy pohtimaan.

Työpäivien rytmittämisessä voi hyödyntää ns. kolmen R:n tekniikkaa, jossa luodaan selkeä ero työskentely- ja palautumisajan välille, vaihdellaan keskittymistä vaativien ja helpompien tehtävien välillä sekä pidetään huolta, että uuden oppimista on sopivasti. Näistä ensimmäisen voi aloittaa tekemällä joka-aamuisen ”työmatkan” johonkin vain työnteolle pyhitettyyn paikkaan kotona, jossa toivottavasti on myös mahdollisimman ergonomiset olosuhteet. Fyysinen siirtymä auttaa orientoitumaan myös henkisesti ja sellainen kannattaa tehdä myös päivän lopuksi. Keskellä päivää on tärkeä pitää selkeitä taukoja, jolloin poistutaan koneen ääreltä ja mielellään myös liikutaan hieman.

Syväkeskittymishetkien pyhittäminen on asia, jota esimerkiksi aivotutkija Minna Huotilainen korostaa. Kykenemme keskittymään tehokkaasti vain yhteen asiaan kerrallaan, joten häiriötekijöiden minimointi työtehtäviä tehdessä parantaa mahdollisuuksia saada ne valmiiksi. Myös oman osaamisen mahdollisimman toimivaan hyödyntämiseen on monia keinoja. Työtehtävistä voi etsiä ne, joissa pääsee soveltamaan omia vahvuuksiaan, ja pedata itselleen onnistumisen kokemuksia ripottelemalla näitä hommia päivien ja viikkojen varrelle. Tasapaino omien vahvuuksien hyödyntämisen ja uusien taitojen oppimisen välillä antaa energiaa arkeen.

Teoriasta käytäntöön: ensimmäinen askel on vaikein

Vastaanottotyössäni olen huomannut, että ihmisillä on usein hyvätkin tiedot tavoista, joilla hyvinvointia voisi parantaa, mutta tietojen valjastaminen käytäntöön tuntuu vaikealta. Esteet ovat usein mielensisäisiä: yliarvioimme muutoksen edellyttämää vaivannäköä ja aliarvioimme hyötyä. Hämäännymme mustavalkoajattelusta: koska emme voi muuttaa olosuhteita täysin toiveidemme mukaisiksi, kieltäydymme tekemästä pieniäkään muutoksia. Tilanne on kuin halonhakkaajalla, joka ei malta pysähtyä välillä teroittamaan kirvestään. Työ on tahmeaa, koska emme pysähdy katsomaan kokonaistilannettamme. Kuulostaako tutulta?

Usein pelkäämme myös omia tai toisten tunteita. Kestänkö pettymyksen, jos vaivannäöstä ei olekaan hyötyä? Ei kai työnteon tarvitsekaan olla mukavaa! Mitä työkaveritkin ajattelevat, jos käytän kaksi tuntia vain kirjoittamiseen enkä vastaa välittömästi puhelimeen? Sisäinen muutosvastarintamme on hyvä tunnistaa, mutta samalla on syytä muistaa Albert Einsteinin viisaus siitä, että jos teemme asiat samalla tavalla kuin tähänkin saakka, tulevat myös tulokset olemaan samanlaisia. Jos tähän on tyytyväinen, voi jatkaa vanhaan malliin, mutta jos ei, olisiko muutos paikallaan?

Koska paras muutos on aina se, jonka olemme valmiita tekemään, voi pienikin askel olla riittävä aloitus. Voisiko uudenlaista työtapaa kokeilla yhden aamun? Kokeilun jälkeen kannattaa pysähtyä pohtimaan, millainen olo sinulle jäi. Jos olo parani, kokeilun voi toistaa. Jos työtovereiden reaktiot arveluttavat, voi aiheelle varata yhteisen tuokion tiimin kesken – todennäköisesti hekin kaipaavat tekemiseensä ryhtiä. Kuplan puhkaisemisesta ja yhteisen keskustelun käymisestä hyötyvät kaikki!

Tulemme työskentelemään poikkeusolosuhteissa vielä monta kuukautta, joten arjesta kannattaa yrittää tehdä sellaista, että nuutuminen ja suoranainen apatia eivät pääse ottamaan ylivaltaa.

Sivua muokattu 18.1.2022